Rut

RUT (registro único tributario) es un mecanismo que identifica, ubica y clasifica a las personas y entidades para avalar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial, laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y control, a su vez, este documento le señala sus obligaciones frente al Estado Colombiano para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos. Cualquier persona que preste un servicio gravado o venda un producto gravado, así sea que el valor de sus ventas sea ínfimo está obligado a inscribirse en el Rut.

 

CONSULTAR ESTADO DEL RUT EN LA DIAN

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), presenta el servicio de Registro Único Tributario (RUT).

El RUT, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta, así como los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN.

Por medio de este tutorial, te indicaremos como consultar el RUT, por medio de la plataforma de la DIAN.

Antes de comenzar a indicarte como realizar la consulta, debes tener claro algunos detalles, los cuales te los expondremos a continuación:

Los estados posibles son:

  • Registro ACTIVO.
  • NIT NO REINSCRITO EN MUISCA.
  • Registro CANCELADO.

ACLARACIONES

  • Cuando un RUT no cuenta con un NIT asociado, el sistema generará una alerta notificando el hecho.
  • REGISTRO ACTIVO: Corresponde a los NIT que se encuentran vigentes en la base de datos.
  • NIT NO REINSCRITO EN MUISCA: Corresponde al NIT de los clientes que no cumplieron con la obligación de inscribirse en el RUT dentro de los plazos establecidos en el Decreto 2.788 de agosto de 2004 y por lo tanto no se encuentran actualizados. Esos NIT no podrán realizar ninguna actuación ante la administración tributaria hasta que cumplan con esta obligación.
  • REGISTRO CANCELADO: Corresponde a los NIT que se encuentran inactivos en la base de datos de la DIAN.

consultar rut

PASO 1

Teniendo muy claro lo anterior, ingresamos a www.dian.gov.co y vamos al enlace llamado CONSULTA ESTADO RUT ubicado dentro del Item principal llamado OTROS SERVICIOS   .

PASO 2

Digitar el número del NIT, pero sin agregar el digito de verificación, es decir, el digito que esta después del guion; luego se procede a dar clic en el botón BUSCAR.

La DIAN informa que para hacer uso de los Servicios Informáticos Electrónicos (SIE), hay que realizar una verificación del sistema. Para realizarla hay que dirigirse al sitio de la DIAN, presionar la opción de OTROS SERVICIOS y por último la opción VERIFICAR SU SISTEMA PARA FIRMA.

Si aún no cuentas con el RUT y realmente lo necesitas, a continuación te explicamos por medio de un diagrama como realizar el proceso completo paso a paso.

COMO REGISTRAR EL RUT POR PRIMERA VEZ


 


Para poder registrar el RUT por primera vez debe ingresar a www.dian.gov.co en la parte superior encontrará diversos ítems como: sobre la DIAN, normatividad, cifras y gestión, servicio al ciudadano, contratación, ventas y remates.


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Posteriormente en la parte inferior izquierda observará una barra o menú indicando los servicios en línea que usted puede hacer a través de esta página web, tales como RUT, nuevos usuarios, usuarios registrados, guía de servicios en línea, usuarios no registrados-diligenciar formulario, gestión aduanera, otros servicios, solución máquina virtual, actividad económica, descarga mecanismo digital, en dos pasos copia del RUT, recuperar clave, declaración de renta y verificación de autenticidad correo DIAN, seleccione la opción nuevos usuarios.


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Luego haga clic en inscripción RUT, y le aparecerá en pantalla una serie de opciones, usted podrá escoger según sea caso si es una persona jurídica, persona natural, cámara de comercio y régimen simplificado, de acuerdo a lo que escoja le aparecerá una respectiva planilla la cual usted deberá llenar correctamente para poder lograr inscribirse al RUT.


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Es muy importante registrarse y tener actualizado el RUT ya que es importante al momento de tramitar la declaración de impuestos ya que uno de los requisitos para tramitar la declaración de renta es mantener actualizado el registro, deberían registrarse todas aquellas personas o aquellas entidades que sean declarantes de impuestos sobre la renta, e impuestos establecidos y administrados por la DIAN, aquellos patrimonios que sean autónomos los cuales deberán portar con un NIT individual, aquellos empresarios extranjeros que deseen invertir en Colombia están obligados a cumplir con los deberes de impuestos formales, sucursales de la nación o extranjeras de personas jurídicas,


Todas las personas que sean naturales y que actúen de alguna manera bien sea como representante legal o mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban informar declaraciones presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores que deban suscribir declaraciones por disposición legal.


También los que tengan responsabilidad de pagar impuestos sobre aquellas ventas que apliquen a regímenes comunes o simplificados, si una entidad o persona que sean no contribuyentes pero declarantes de ingresos y patrimonios, y del régimen jurídico simplificado de impuesto al consumo, todas aquellas personas pequeñas empresarias o entidades que no tienen responsabilidad alguna de impuestos sobre ventas pero que necesiten de poseer el RUT debido a que se encuentren en la obligación de emplear facturas o si los mismos desarrollan alguna actividad de tipo económica no gravada, todos los responsables al impuesto que sean consumistas, individuos cuya responsabilidad recaiga sobre el impuesto nacional de la gasolina y el ACPM, agentes retenedores, todos los que sean exportadores o también importadores y usuarios de aduana, individuos profesionales encargados de suministrar cheques viajeros y compra y venta de divisas, los que se encargan de declarar la entrada o salida del país de divisas o moneda legal nacional colombiana en efectivo.


CUANDO SE DEBE ACTUALIZAR EL RUT


Se debe actualizar el RUT en el dado caso de que sea necesario modificar datos personales relacionados con la identidad la dirección y clasificación de personas naturales es decir una persona humana que asume a título personal obligaciones y ejerce derechos, de las personas jurídicas, la forma en la que ha sido organizada la empresa o cambio de representante legal, de la junta directiva, reemplazo de socios, o si ocurre algún hecho que implique el cambio de datos importantes, los implicados en los cambios se encuentran en la responsabilidad de hacerlos al momento debido es decir justo después de haberse realizado el cambio o la ocurrencia del hecho.


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Si por alguna razón ajena a su voluntad el implicado en el cambio no puede hacer el respectivo cambio debe dar potestad a un apoderado, cabe destacar que sino se apega a ciertos parámetros recibirá una sanción tomando como sustento para dicha sanción el artículo 658 – 3 de la ley 1111 del dos mil seis, por ejemplo por comenzar actividades laborales bien sea de del local del negocio, establecimiento, sede u oficina antes de inscribirse, recibirán una multa correspondiente a una unidad tributaria por cada día por mes que pase y siga sin registrarse, también recibirá sanción si usted tiene su local, sede, oficina o negocio y no haya colocado de manera visible el RUT exhibido al público, los que sean responsables del régimen simplificado clausuraran dicho sitio por un lapso de tres días, de igual manera serán sancionados con una multa equivalente a cien unidades tributarias quienes al momento de llenar los datos del registro hallan dado información equivocada falsa o incompleta.


Si usted desea cancelar su respectiva inscripción del RUT ( registro único tributario) debe tener presente que se podrá hacer motivo de alguna fusión, escisión o bien sea liquidación de persona jurídica o natural, si se llegara a finalizar un contrato de cualquier tipo de asociación empresarial, por una orden directa de las autoridades competentes en este caso del personar jurídico de la DIAN, por motivo de eliminación definitiva de inversión extranjera o por liquidarse la sucesión de lo que lo causa, también deberá retirarse del registro del RUT en el caso de ocurra un fallecimiento de la persona natural tomando como base la información que suministra la registradora nacional del estado civil, si encuentra quizá inscrita sin responsabilidades algunas en el RUT si aparece bien sea como responsable del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas o como del impuesto del régimen simplificado al consumo, cuando la persona jurídica o natural se encuentre liquidada de acuerdo a los datos suministrados por la Cámara de Comercio o autoridad competente en este caso, sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción del Registro Único Tributario tendrá una vigencia indefinida y en consecuencia, no se exigirá su renovación basado en decreto 2460 de siete de noviembre en el artículo 6.


De esta manera se logrará identificar la actividad económica y por ende el documento le señalara sus obligaciones frente al Estado Colombiano.


CÓMO PUEDE OBTENER EL RUT PARA PRESENTAR SU DECLARACIÓN DE RENTA UNA PERSONA NATURAL RESIDENTE EN EL EXTERIOR


El Registro Único Tributario (RUT), administrado por la oficina de Aduanas e impuestos de Colombia (DIAN), permite el control y clasificación de entes comerciales bien sean personas o instituciones. Este registro permite designar obligaciones tributarias y la vigilancia en su ejecución.


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Ahora bien, quienes sean residentes dentro del territorio nacional de Colombia y estén dentro de los lineamientos establecidos por la DIAN para tributar deberán dar declaración de renta y cumplir con los respectivos gravámenes de impuestos.


¿Cuándo se considera residente con obligaciones tributarias?


Se considera un ciudadano colombiano residente con obligación tributaria si:



  • Por estancia en el país: el residente cumple con una estancia en el país de un total de 183 días dentro de un periodo de 365 días. Es decir se toma como referencia los últimos 365 días para determinar la estancia de residencia. sin embargo se le considerara con obligación tributaria a partir del siguiente año gravable luego de establecida su condición de residente.

  • Si el servicio Exterior del Estado colombiano ya sea que los acredite como miembros o tengan alguna relación con el Servicio exterior y cumplan alguna función dentro de Colombia como diplomáticos en misión o cónsules en operación dentro del país, esto implica según las convenciones de Viena sobre asuntos diplomáticos que permanecerá exento de tributación al país donde oficia durante el año gravable que desempeñe su función en el país

  • Que mediante relación de pareja en el ámbito conyugal, como esposo(a) o compañero permanente mientras no sea legalmente separado, O si cuenta con hijos dependientes con residencia en Colombia, se le considerara también residente.

  • Que el origen de su ingreso sea producido por lo menos en un 50% tengan como fuente el territorio nacional (Colombia)

  • Que de sus bienes totales se encuentre por lo menos un 50% administrado en el país (Colombia)

  • Que sus activos con los cuales tiene para producción de sus ingresos o posesiones consideradas como activos radiquen dentro de Colombia.

  • Aquellos a quienes la Dian requiera para acreditar su condición de residentes en el exterior y no cumplan con dicho requerimiento se les considerara residentes en Colombia.

  • Si dentro de las jurisdicciones que la nación considere paraísos fiscales, el ciudadano colombiano se instaura como residente en el extranjero, también se le tendrá en cuenta como residente en Colombia.


A tomar en cuenta: para presentar su declaración del año gravable 2015, la cual se recibe en el 2016 existe una excepción mediante la cual se le podrá considerar como no residente (Ley 1039 de diciembre 23 de 2014 artículo 10 en el parágrafo 2 del estatuto tributario).


Lo cual da exención a quienes demuestren acreditadamente que si actualmente es residente en el exterior legalmente reconocido por el estado colombiano y que sus ingresos totales se originan en un 50% en el país donde se encuentre su domicilio o asimismo sus bienes y activos radiquen en un 50% dentro de su país de residencia. Aun cuando su cónyuge o compañero permanente o sus hijos dependientes se encuentren radicados en Colombia. Cumplidos dichos lineamientos podrá considerársele residente en el extranjero y así cumple la exclusión para no considerársele residente dentro del territorio colombiano.


UTILIDAD DE LA RED PARA TRAMITAR EL RUT


El servicio de Registro Único Tributario (RUT), cuenta en su plataforma en línea con un amplio sistema para procesar desde la comodidad de su casa y su computador, solicitudes de carácter especial. Por tanto puede hacer uso de ellas en el dado caso que las requiera sin necesidad de movilizarse hacia alguna de nuestras oficinas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).


Antes de empezar por favor asegurase de contar con las facilidades y herramientas digitales para efectuar las solicitudes y trámites, tales como son su computador y una conexión a internet que permita una velocidad razonablemente navegable. Asimismo es importante contar con un navegador actualizado que permita el buen funcionamiento de la página web que accede a la DIAN.


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Cabe aclarar que previo a cualquier modificación o tramite especial para el RUT, El usuario ya debe estar registrado ante la DIAN, este trámite si es necesario hacerlo personalmente y en las respectivas oficinas de su cuidad ya que es la única forma en q se puede constatar para ingresar en la base de datos de la DIAN. Este trámite únicamente podrán hacerlo virtualmente quienes tengan acceso a una firma de respaldo con certificado digital, o quienes sean responsables del régimen simplificado a las ventas.


Ya habiendo registrado su documento en la base de datos se puede acceder a la plataforma virtual


Fase de registro: la cual recopila su información básica previamente existente en la base de datos y la corrobora para asignarle su usuario y contraseña, los cuales le dan acceso a su información tributaria en la plataforma.



  • Una vez en la página de la DIAN acceda a “servicios en línea”, sección localizada a la izquierda de su monitor.

  • Click en la opción “nuevos usuarios” donde con su documento de identidad usted podrá acceder por primera vez y crear su usuario y asignarse una contraseña.


Luego la DIAN someterá su usuario virtual a un proceso de verificación, median te el que se dará acceso a la página web y a los servicios que la oficina dispone para cada usuario.



  • Ya en la página de la DIAN, puede ir a la seccion de “servicios en línea” ubicada a la izquierda de su pantalla

  • desplegado el menú para los servicios en línea seleccione el vínculo: “usuarios registrados”.

  • Tenga a la mano o en mente su número de usuario y contraseña para acceder a su plataforma virtual.

  • Dependiendo a nombre de que desee ingresar, se le pedirá que ingrese su número de documento, para personas naturales introduzca su número de cedula y para personas jurídicas su número de NIT.


Cuando su sesión se inicie:



  • Diríjase al nuevo menú izquierdo y dar click a la opción crear solicitud especial.

  • Se desplegara un cuadro de “concepto”. En su pantalla verá descrito cada concepto una vez haya sido seleccionado. Esto dará el motivo de su solicitud

  • Para que se haga registro de su solicitud, haga click en el botón: solicitar. Allí se verá confirmada su solicitud y la fecha y hora en q fue radicada en el sistema. Podrá imprimirla si así lo desea en formato PDF.

  • Si la solicitud se hace por parte de personal externo sin firma digital el formato en PDF llevara la leyenda “solicitud”. Lo que significa que el solicitante deberá llevar su documento y soportes a la DIAN, para formalizar su solicitud.

  • Si la solicitud se hace por parte de un usuario registrado con firma digital, una vez se haya creado la solicitud, podrá firmarla en el cuadro que abre la página.

  • Una vez que se firma se generara digitalmente un acuse que certifica el recibido de la solicitud y se informará que fue formalizada.


Podrá pedir su copia de la solicitud en formato PDF el cual lleva la leyenda “documento sin costo”. Cuando su solicitud haya sido formalizada ya sea personal o digitalmente, debe hacer llegar la documentación que soporte el tramite a la oficina de la DIAN, para ello tendrá un plazo de 5 días posterior a la radicación de la solicitud.


DOCUMENTOS NECESARIOS PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN DEL RUT


Es importante tener primera mente a mano toda la información requerida identificando ante todo la característica del implicado y por ende los parámetros que debe seguir según sea su caso, entre esos documentos están… matricula mercantil, revisoría fiscal, constitución, etc, el formulario se podrá diligenciar vía Internet, de esta manera podrá verificar el número del formulario y llevarlo a algunos de los sitios autorizados más cercano a su localidad para de esta manera proceder a la formalización de la documentación,


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Personas jurídica y asimilada… Debe presentar la fotocopia de un documento que acredite la legalidad y existencia de aquellos que no se encuentran bajo la obligación de afiliarse a la cámara de comercio dicho documento no debe tener más de un mes de expedición a la fecha entregada, una fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del representante legal y en caso de que el tramite lo realice un representante o apoderado este de igual manera debe llevar una fotocopia de su cédula y llevar la original, debe presentar el poder especial que se le otorgo en original o copia con la respectiva notificación de vigencia emitida por un notario en el remoto caso de que el poder haya sido expedido un tiempo mayor a seis meses.


Deberá presentar una certificaron bancaria en la que se demuestre a usted como titular de una cuenta de ahorro o de una cuenta corriente, dicha certificación no debe tener una expedición mayor a un mes y debe ser una entidad avalada por la SUP. financiera o cooperativas de ahorro y crédito o multi-activas con aval para crédito y ahorro cuya garantía sea la de pertenecer a entidades inscritas en actividades financieras, como FOGACOOP, o en tal caso el ultimo extracto bancario, para solicitar la cuenta y que la misma sea aceptada la unidad administrativa especial (UAE) y la DIAN, redactara un documento o certificación en la que se deje constancia del NIT (el cual constituye el número de identificación de los inscritos en el RUT según lo establecido en el artículo cuatro del Decreto 2788 de 2004) ,y Permite también individualizar a los contribuyentes y usuarios para que todos los efectos en materia tributaria, aduanera y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza provisional que le será asignado el cual deberá activarse en un tiempo prudente en ese caso serían 15 a partir de su expedición, junto con la constancia de que usted se encuentra como titular de la cuenta corriente o de ahorro.


Cabe destacar de que el NIT perderá su validez si se vence el plazo y el usuario no ha presentado la constancia o certificación del banco, también es importante destacar que tanto para actualizar como para inscribirse al Registro Único Tributario en este caso de las personas jurídicas, las personas involucradas sea contador, revisor fiscal personal de representación deben encontrarse ya registradas en el RUT porque de lo contrario el tramite no podrá continuar.


COMO REGISTRAR EL RUT CON SUCESIONES ILÍQUIDAS

como-registrar-el-rut-con-sucesiones-iliquidas-en-colombia Se deben tomar en consideración, los siguientes puntos en caso de necesitar registrar el RUT con sucesiones ilíquidas:



  • Debe presentar una copia de la cédula de ciudadanía del implicado o en un dado caso deberá presentar un certificado emitido por la Registradora Nacional en la que se deje constancia el número, el lugar, tipo y fecha de expedición.

  • La fotocopia del Certificado de Defunción de la persona en cuestión, en el que se muestre la identidad, si por alguna razón el fallecido cuando estuvo en vida no poseyó documento de identidad deberá presentar un informe por parte de la registraría nacional.

  • El representante autorizado para la sucesión debe presentar una fotocopia de la cédula y presentarla también de manera física, y si el trámite se va a realizar por medio de un apoderado, el mismo debe llevar una fotocopia del documento de identidad y también deberá llevarlo en físico y una fotocopia del apoderado , adjuntar puede ser el original o copia del poder con su debida autorización y presentar en físico la autorización o poder, y junto a esto la certificación de vigencia expedida por el notario solo en el caso de que el poder haya sido expedido desde hace más de seis meses

  • Un documento emitido por pertinentes autoridades competentes en la que se especifique en calidad de que se actúa en la sucesión si es por ejemplo como heredero con administración de bienes, albacea o como curador del fallecido. En caso d que en la notaria o en los juzgados no se haya iniciado el trámite de la sucesión los herederos deben ponerse de acuerdo para así nombrar un heredero como representante respectivamente notariado o autenticado en el que se aclare y se deje constar que fue una decisión autorizada por los herederos, pero si el heredero es un único deberá suscribir un documento autenticado ante el notario o autoridad competente a través del cual manifieste que posee dicha condición


 



  • Si se tratase de sucesión ilíquida inscrita bajo la responsabilidad de impuestos de gasolina o ACPM, impuestos de carácter nacional para el consumo humano o que porte como (importador- exportador) con la salvedad de que el ejercicio de exportación e importación lo haga esporádicamente, deberá presentar un certificado bancario en el que se demuestre que es titular de una cuenta de ahorro o cuenta corriente, con fecha de emisión no mayor a un mes, expedida por una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.


Consorcios y Uniones Temporales



  • El representante deberá presentar la fotocopia de su cédula y cuando valla a tramitar debe llevar la cédula en vivo y cuando el trámite se haga con mediación de un apoderado este también deberá llevar una fotocopia del documento de identidad y del apoderante , un original del poder autoritativo o también puede ser copia pero llevando consigo el original para presentarlo al momento del trámite, si el poder lleva una expedición mayor a seis meses esta deberá ser certificada por un notario, copia de documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, que debe contener por lo menos: nombre del Consorcio o de la Unión Temporal donde se establezcan quienes son los miembros que lo conforman, domicilio , participación, representante legal y el objetivo, Fotocopia del acta de adjudicación de la licitación o del contrato o del documento que haga de los mismos.

  • Llevar constancia que es titular de una cuenta bancaria sea de ahorro o corriente, dicha constancia no debe tener un tiempo mayor de expedición a un mes y en una entidad vigilada por la SUP. Financiera de Colombia cabe destacar que La titularidad de la cuenta corriente o de ahorros puede ser no de todos los miembros sino de uno solo correspondiente.


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