La función de la factura en Colombia, tiene base en los procesos de compras, ventas y sistemas tributarios. Por tal motivo, se ha vuelto un requisito para muchas de las empresas o personas que realizan cualquier actividad económica.
Allí, radica la importancia al tener la información necesaria acerca de lo que implica la facturación y sus bases legales. A continuación, los puntos clave del funcionamiento de la factura en Colombia y lo que se debe tomar en cuenta.
👉 ¿Qué función cumple la factura en Colombia?
Una factura es un documento que posee el valor de hacer constar la adquisición de algún servicio o bien.
De esta manera, el comprador que ha sido quien recibe la factura, podrá exigir legalmente lo que se expide. Igualmente, el vendedor puede tener la potestad de exigir el pago de su producto y llevar un control contable.
Para que esto funcione de manera correcta, la factura debe cumplir con requisitos establecidos en artículo 617 del estatuto tributario. Asimismo, se establece en artículo 512, la factura tiene además una función para efectos tributarios.
Por este motivo, toda persona que ejerza una actividad prestadora de servicios o ventas comerciales, deberá expedir una factura.
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🔸 ¿Quiénes deben facturar?
Para fines tributarios, una persona está obligada a facturar si cumple con los requisitos que se nombran a continuación:
- Profesionales o liberales prestadores de servicios con ingresos mayores a 119.012.000$
- Aquellos cuyas actividades agrícolas o ganaderas, vendan sus servicios obteniendo más de 119.012.000$
- Los que son responsables del impuesto por ventas de régimen común e impuesto al consumo
- Pertenecientes al régimen simplificado de impuesto al consumo de restaurantes y bares.
- Aquellos que no se encuentren obligados a expedir facturas y aún así lo hagan, por lo que deberán cumplir con todas las normativas.
🔸 ¿Quiénes no deben facturar?
Existen entidades o personas que se encuentran exoneradas de la facturación o algún documento similar, según artículo 1001 de 1997:
- Cualquier institución financiera (bancos, financieras, corporaciones de ahorro, etc.).
- Los que sean pertenecientes al régimen simplificado.
- Distribuidores minoristas de hidrocarburos.
- Empresas de transporte público.
- Aquellos que se relacionen con actividades como el servicio de baños públicos.
- Personas naturales que presten servicios no gravados sin superar los límites de ingresos o patrimonios para el régimen simplificado
🔸 Sanción por no facturar
Aquellas personas que según los artículos que rige la ley de facturación, no realicen su tributación facturando, tendrán sanciones. Dependiendo de la gravedad del asunto, podrá recibir una multa del 1% o más del valor de las operaciones facturadas.
Puede sufrir una sanción que pueda involucrar el cierre de las instalaciones por diferentes cantidades de tiempo. Esto va a implicar un cierre de tres días por evasión de impuestos en el que se publicará un cartel en el establecimiento.
De continuar este tipo de infracción, el tiempo de cierre será de 10 días, hasta una multa de 30 días. Luego de estos periodos, quien siga incumpliendo estas disposiciones tendrá una sanción de cierre permanente de las instalaciones.
👉 Tipos de facturas
De acuerdo con el formato de solicitud ´de autorización de numeración, se describen cuatro tipos de facturas.
Cada una fue establecida por la DIAN para cumplir una función específica atendiendo las necesidades de cada actividad de comercio:
🔹 Tradicional
Es uno de los modelos estándares que se encuentra apegado a los artículos 617 y 618 del estatuto tributario. Estos son aquellos conocidos como talonarios que contienen un membrete y timbre, adicionando una numeración concedida por la DIAN.
En la parte superior, además del membrete, contiene los datos institucionales de la persona que acredita el servicio.
🔹 Factura de máquina registradora
Este es el tipo de factura que generan las máquinas registradoras encontradas en las tiendas como almacenes o supermercados. Estos también cuentan con una numeración de autorización por la DIAN y describen los datos del establecimiento.
Posterior a ello, se agrega la descripción del producto vendido añadiendo el precio de la venta y los valores tributarios.
🔹 Factura por computador
Esta es una modalidad en la que se emiten recibos electrónicos, regulado por el artículo 617 del estatuto tributario.
Requiere de un software especializado en el que se cumplen las regulaciones del DIAN respecto a la identificación e IVA. Contiene además todas las características que derivan de las facturas comunes, además de ser entregadas igualmente impresas.
🔹 Factura electrónica
Es igualmente una factura común, teniendo el mismo tipo de efectos legales que la factura de papel impresa.
Es un tipo de documento expedido para transacciones digitales como ventas de bienes y otros permitiendo las condiciones tributarias. De igual manera, la factura electrónica es recibida con la misma validez a través de estos medios.
👉 Requisitos que debe tener una factura para efectos tributario en Colombia
Para realizar una venta que cumpla con las necesidades tributarias según artículo 615 del estatuto debe tener:
- Entregar la factura original al comprador
- Debe indicar que se trata de una factura de venta
- Razón social y NIT de quien presta el servicio
- Apellidos, nombres y NIT de quien adquiere el servicio junto con el IVA pagado
- Fecha de expedición
- Descripción de los artículos vendidos, añadiendo el total del monto a cancelar
- Nombre o razón social de quien imprime la factura
- Indicar la calidad de retenedor de las ventas
👉 ¿Cómo realizar la solicitud de autorización de numeración de factura?
Debe ingresar a la web de la DIAN para encontrar y seleccionar sobre la opción “nuestros servicios a tu alcance”. Ubíquese en la sección de usuarios registrados y complete los campos para ingresar en el portal.
Visualizando el menú principal del portal, podrá seleccionar sobre el menú en el ícono de numeración de facturación.
Procederá a seguir las instrucciones sobre lo que el sistema va a arrojar acerca de las autorizaciones por vencer.
En una pantalla continua, deberá seleccionar sobre la opción de: “autorizar rangos”. Aparecerán pantallas emergentes que le indicarán que debe tener cuentas registradas y usted, debe presionar sobre su cuenta.
Presionará sobre autorizar cuenta y continuar, para seguir a una pantalla e ingresar el prefijo, tipo de facturación y establecimiento.
Estando los datos suministrados correctamente, será sencillo debido a que debe presionar sobre borrador para una vista previa. Este será el formato 1302, el cual podrá visualizar y aceptar verificando cada rango.
Esto habilitará el botón “definitivo” haciendo aparición una ventana en la que colocará su firma para finalizar el proceso. Podrá asegurarse de todas las variables si es usuario nuevo en el enlace de la DIAN de “solicitud de autorización”.
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